কনভেনশন, ট্রেড শো-এর ছদ্মবেশে, পুঁজিবাদের প্রথমতম রূপগুলির মধ্যে একটি হতে পারে। যখন থেকে মানুষ একে অপরের সাথে বাণিজ্য করতে শুরু করেছে, তখন থেকে পণ্য, পরিষেবা বা ধারণা উপস্থাপনের জন্য একত্রিত হওয়া, ধারণা বিনিময় এবং নতুন উপায় খুঁজে বের করার প্রয়োজন হয়েছে। আজকের বিশ্বে, সম্মেলনগুলি বড় ব্যবসা। বাইবেলের দিন থেকে, লোকেরা বুঝতে পেরেছে যে একটি পণ্য বিক্রি করার অর্থ কেবল একটি ভাল পণ্য থাকার চেয়ে বেশি, এটি অবশ্যই ভাল এবং অ্যাক্সেসযোগ্য পদ্ধতিতে উপস্থাপন করা উচিত। কিছু কনভেনশন এবং ট্রেড শো এর একটি বড় ভুল হল রুমে ভিড় করা বা এত কোলাহল করা যে লোকেরা কেবল চিন্তা করা বন্ধ করে দেয়। প্রতিনিধিরা কেবল কনভেনশনের ট্রেড শো অংশে উপস্থিত হন না, যাকে এখন প্রদর্শনী হল বলা হয়, তবে প্রায়শই তাদের কনভেনশন ডলার ব্যবহার করে একটি ব্যবসায়িক ভ্রমণকে আধা-অবকাশে পরিণত করার উপায় হিসাবে। প্রকৃতপক্ষে, কনভেনশনের প্রতিনিধিদের জন্য পরিবারের সদস্যদেরকে আনন্দের সাথে ব্যবসার মিশ্রণের ধারণার সাথে নিয়ে আসা এখন অস্বাভাবিক নয়।
ভ্রমণ এবং পর্যটন শিল্প সম্মেলনগুলির দৃষ্টিকোণ থেকে আয়োজক সম্প্রদায়ের জন্য প্রধান অর্থনৈতিক উত্সাহ প্রদান করে। যারা কনভেনশনে কাজ করে বা সেগুলিতে যোগ দেয় তাদের অনেক পরিষেবার প্রয়োজন, হোটেল থেকে ইলেকট্রিশিয়ান, ভাল রেস্তোরাঁ থেকে পরিবহন পর্যন্ত। উপরন্তু, প্রদর্শকদের মালবাহী পরিষেবা, অভ্যন্তরীণ সমন্বয়কারী এবং পরিষেবা কর্মীদের প্রয়োজন হতে পারে প্রদর্শনী সেট আপ এবং ভাঙ্গানোর জন্য। আজকের বিশ্বে, সম্মেলনগুলির শুধুমাত্র যে কোনও লুটপাট প্রতিরোধ করার জন্য নয় বরং সম্মেলনে যারা প্রদর্শন করে এবং যারা এতে যোগ দেয় তাদের উভয়কে রক্ষা করার জন্যও প্রচুর নিরাপত্তা প্রয়োজন।
কনভেনশনগুলি সুরক্ষিত করার জন্য এবং আপনার কনভেনশন ব্যবসা থেকে সর্বাধিক লাভ করার জন্য, পর্যটন এবং আরও আপনাকে নিম্নলিখিত ধারণা এবং পরামর্শগুলি অফার করে:
- আপনার শহর/লোকেল কনভেনশনের জন্য উপযুক্ত কিনা তা নির্ধারণ করুন।
কি আপনার লোকেল বিশেষ করে তোলে? কোন ধরনের সম্মেলন আপনার সম্প্রদায়ের জন্য ভাল কাজ করবে? আপনার সম্প্রদায়ের সমাজবিজ্ঞানের সাথে কোন ধরণের সম্মেলনগুলি মেলে না?
- আপনার প্রতিযোগিতা কে এবং এটি কি অফার করে তা জানুন।
আপনি যদি পিচ করেন যে আপনার অবস্থান কেন্দ্রীয়ভাবে অবস্থিত, তাহলে সেই অবস্থানটি কী বিশেষ অফার করে তা নির্ধারণ করুন এবং এটি অন্যান্য অবস্থান থেকে কীভাবে আলাদা। বাস্তবতা হল যে সমস্ত সম্প্রদায় অন্য কোথাও সম্পর্কের মধ্যে কেন্দ্রীয়ভাবে অবস্থিত। কি আপনার অবস্থান বিশেষ করে তোলে? আপনার পরিবহন ধমনী কতটা ভালো এবং স্থানীয় আইন প্রয়োগকারী দরিদ্র যাত্রীদের সাহায্য করার ক্ষেত্রে কতটা সহযোগিতামূলক? মনে রাখবেন যে প্রায় প্রতিটি শহরই দাবি করে যে এটি পুরানো দিনের আতিথেয়তা প্রদান করে এবং এর লোকেরা বিশেষ। বেশিরভাগ সভা পরিকল্পনাকারী এই বিবৃতিগুলিকে ব্যাখ্যা করে মানে আপনার সম্প্রদায়ের অফার করার জন্য বিশেষ কিছু নেই।
- আপনার শহর পরিচালনা করতে পারে তার চেয়ে বড় (বা ছোট) সম্মেলনগুলি সন্ধান করবেন না।
প্রায়শই সম্প্রদায়গুলি একটি সম্মেলনের সরবরাহের মাধ্যমে চিন্তা করে না। আপনি যদি একটি সম্মেলনকে আকর্ষণ করতে চান, তাহলে আপনি কী ধরনের হোটেল অফার করেন, সম্মেলন কেন্দ্রের কতটা কাছাকাছি রেস্তোরাঁ রয়েছে এবং একটি সম্মেলন কেন্দ্রে কী কী পরিষেবা রয়েছে তা জানতে ভুলবেন না। উদাহরণস্বরূপ, আপনার কনভেনশন সেন্টার কি একটি যোগাযোগ কেন্দ্র দিয়ে সজ্জিত, এটি কি সেল ফোন অ্যাক্সেস ছাড়াও ল্যান্ড টেলিফোন লাইন অফার করে, নাকি ডেলিগেট এবং অন্যদের উভয়কেই সম্পূর্ণভাবে সেল ফোনের উপর নির্ভর করতে হবে? ট্যাক্সি এবং উবার কতটা ভালোভাবে কনভেনশন সেন্টারে সেবা দেয়?
- আপনি যা দিতে পারবেন না এমন একটি সম্ভাব্য সম্মেলনের প্রতিশ্রুতি দেবেন না।
আপনার সম্প্রদায়ের জন্য কনভেনশন ব্যবসা খুঁজছেন যারা তাদের প্রতিশ্রুতি বাস্তব এবং করতে সক্ষম তা নিশ্চিত করতে মনে করিয়ে দিন। মিটিংয়ের পরিকল্পনাকারীরা খুব ভালো করেই জানেন কীভাবে কন আর্টিস্টদের থেকে সৎ অফারগুলো আলাদা করতে হয়। সর্বদা আপনার সেরা পা এগিয়ে রাখুন এবং আপনার মুখে একটি হাসি রাখুন। বাস্তবতা হল আপনি কখনই জানেন না যে আপনি কোন কনভেনশনের ব্যবসায় জিতবেন (বা হারাবেন)। প্রতিটি ব্যক্তির সাথে এমন আচরণ করুন যেন এটি এমন সম্মেলন যা আপনার সম্প্রদায়কে তৈরি করবে বা ভেঙে দেবে।
- যদি আপনার সম্মেলন কেন্দ্র নিরাপদ আশেপাশের থেকে কম কাছাকাছি হয়, তাহলে স্থানীয় পুলিশ বিভাগের সাথে একটি নিরাপত্তা পরিকল্পনা তৈরি করুন।
একটি কনভেনশন সিটির সুনাম নষ্ট করতে এটি একটি সুপ্রচারিত ঘটনা যতটা কম সময় নিতে পারে। আপনার স্থানীয় পুলিশ বিভাগের সাথে সাবধানতার সাথে কাজ করুন যাতে সময়মত এবং সৌজন্যমূলকভাবে নিরাপত্তা প্রদান করা হয়। অনুরূপ ফ্যাশনে, সম্মেলন কেন্দ্রের আশেপাশের ল্যান্ডস্কেপিং এবং পরিবেশগত সৌন্দর্য বাড়ানোর জন্য যা সম্ভব তা করুন। মনে রাখবেন বিমানবন্দর অ্যাক্সেস এবং আপনার সম্মেলন কেন্দ্রের আশেপাশের আশেপাশের এলাকা আপনার দর্শকদের উপর সবচেয়ে বেশি প্রভাব ফেলে।
- স্থানীয় ব্যবসা, পরিষেবা এবং নাগরিকদের একটি ক্যাডার তৈরি করুন যারা আপনার সম্প্রদায়কে একটি সম্মেলন সম্প্রদায়ে পরিণত করতে ইচ্ছুক।
মনে রাখবেন যে সম্মেলনগুলি আপনাকে অর্থ উপার্জন করে যখন প্রতিনিধিরা সম্মেলন কেন্দ্র ত্যাগ করে এবং সম্প্রদায়ের রেস্তোরাঁ এবং অন্যান্য ব্যবসার পৃষ্ঠপোষকতা করে। যদি আপনার সম্প্রদায়ের গ্রাহক পরিষেবা খারাপ থাকে বা কেবল পর্যটন বান্ধব না হয়, তাহলে কনভেনশনকারীরা কনভেনশনের পরিবর্তে আপনার সম্পর্কে খারাপ কথা বলবে। প্রতিনিধিরা যত বেশি আপনার সম্প্রদায়কে উপভোগ করবেন তাদের অবসর দর্শক হিসাবে ফিরে আসার বা তাদের পরিবার এবং বন্ধুদের পাশাপাশি পরিকল্পনাকারীদের সাথে দেখা করার জন্য সুপারিশ করার সম্ভাবনা তত বেশি।
- স্থানীয় ব্যবসায়ী সম্প্রদায়ের সদস্যদেরকে কনভেনশনকারীদের বিনামূল্যে মৌমাছি দিতে উত্সাহিত করুন।
বিশেষ করে একটি চ্যালেঞ্জিং অর্থনীতিতে, ফ্রিবিস হল বিজ্ঞাপনের একটি ভাল উৎস এবং স্থানীয় ব্যবসার মালিকদের নতুন এবং সম্ভাব্য গ্রাহকদের সাথে ইন্টারফেস করার অনুমতি দেয়। প্রায়শই শহরের বাইরের বাসিন্দারা এমন প্রতিক্রিয়া প্রদান করে যা স্থানীয়রা কখনই দেয় না। কনভেনশন প্রদর্শকদের তাদের বুথে লোকেদের আকৃষ্ট করার জন্য সহজ অথচ নজরকাড়া রং এবং ডিজাইন ব্যবহার করতে উত্সাহিত করুন এবং শোতে যদি ব্যক্তিগত আলোচনার প্রয়োজন হয়, তাহলে নিশ্চিত করুন যে বুথগুলিতে সর্বদা পর্যাপ্ত কর্মী রয়েছে৷ আপনার সম্প্রদায় যখন একটি সম্মেলন হোস্ট করে তখন গ্রাহক পরিষেবার প্রাথমিক নিয়মগুলি আরও বেশি প্রয়োজনীয়। এভাবে আপনার কনভেনশন সেন্টারকে সাশ্রয়ী করে তুলুন। উদাহরণস্বরূপ, মিটিং পরিকল্পনাকারীরা এই সত্যটি মনে রাখবেন যে আপনি বিনামূল্যে টেবিল সেট আপ প্রদান করেছেন এবং আপনি বিনামূল্যে কম্পিউটার অ্যাক্সেস প্রদান করলে কনভেনশনকারীরা খুশি হবেন।
- একটি সম্মেলনের আগে, সময় এবং পরে কার্যকলাপ, রেস্টুরেন্ট এবং আকর্ষণ তালিকা প্রদান করুন।
সম্মেলনগুলি হল আপনার সম্প্রদায়কে দেখানোর সুযোগ। মনে রাখবেন যে ট্রেড শোতে প্রত্যেকে একজন দর্শক হতে পারে এবং ভবিষ্যতের আয়ের জন্য একটি সম্ভাব্য উৎস হতে পারে।
লেখক, ডঃ পিটার ই. টার্লো, এর সভাপতি এবং সহ-প্রতিষ্ঠাতা World Tourism Network এবং নেতৃত্ব নিরাপদ ভ্রমণ প্রোগ্রাম.
