ছুটির সময় ক্লায়েন্টদের সাথে কীভাবে কার্যকরভাবে যোগাযোগ করবেন?

তার অ্যাকাউন্ট্যান্টের সাথে তার অভিজ্ঞতা সম্পর্কে একজন বন্ধুর সাথে কথোপকথনের পরে এই পয়েন্টটি আমার কাছে আনা হয়েছিল। এইচএমআরসি থেকে একটি সম্পর্কিত চিঠি পাওয়ার পরে যা ত্রুটিতে ভরা ছিল এবং তার ইতিমধ্যেই করা অর্থপ্রদানের দাবি করা হয়েছিল, তিনি কিছু অত্যন্ত প্রয়োজনীয় আশ্বাসের জন্য তার হিসাবরক্ষকের সাহায্য চেয়েছিলেন। অ্যাকাউন্টেন্সি ফার্মের সাথে মাসিক £125 প্লাস VAT এর স্থায়ী ব্যবস্থা থাকা সত্ত্বেও, সহায়তার জন্য তার অনুরোধ, জুলাইয়ের মাঝামাঝি পাঠানো হয়েছিল, একটি স্বয়ংক্রিয় উত্তরের সাথে দেখা হয়েছিল যে দলটি স্কুল ছুটির ছুটিতে ছিল এবং কয়েক দিনের মধ্যে প্রতিক্রিয়া জানাবে। এদিকে, তার নিয়মিত বিল ব্যর্থ ছাড়াই এসেছে। তার একটি সংক্ষিপ্ত আপডেট পাওয়ার আগে ছয় কার্যদিবস কেটে গেছে, "আমরা এটি দেখছি," এবং তারপরে নীরবতা। দুই সপ্তাহ পরে, আর কোনো তথ্য ছাড়াই, তিনি আবার যোগাযোগ করেন শুধুমাত্র আরেকটি স্বয়ংক্রিয় বার্তা পাওয়ার জন্য যে অফিসটি 30শে আগস্ট আবার খুলবে—একটি ছয় সপ্তাহের মোট অপেক্ষা রেজোলিউশন ছাড়াই। ফলস্বরূপ, আমার বন্ধু এখন একজন নতুন হিসাবরক্ষকের জন্য বাজারে রয়েছে।

ছুটির সময় ব্যবসার জন্য যোগাযোগ টিপস

1 আগাম সতর্ক করুন

আপনি যদি আগে থেকেই আপনার ছুটির পরিকল্পনা করে থাকেন বা সম্প্রতি চলে যাওয়ার সিদ্ধান্ত নেন, তাহলে যত তাড়াতাড়ি সম্ভব আপনার দলকে জানানো গুরুত্বপূর্ণ। দুই সপ্তাহের ছুটি ঘোষণা করার শেষ মুহূর্ত পর্যন্ত অপেক্ষা করা আপনার সহকর্মীদের উপর অপ্রয়োজনীয় চাপ এবং বোঝা ফেলতে পারে, যাদের আপনার অনুপস্থিতিতে আপনার কাজগুলি পরিচালনা করতে হবে। পর্যাপ্ত প্রস্তুতির সময় জড়িত প্রত্যেকের জন্য অপরিহার্য, অন্তত যারা ব্যবসার ধারাবাহিকতা নিশ্চিত করতে অতিরিক্ত কাজ নিচ্ছেন তাদের জন্য নয়।

আপনার প্রস্থানের অন্তত এক মাস আগে আপনার সহকর্মীদের অবহিত করার পরামর্শ দেওয়া হয়, বিশেষ করে যদি আপনি আপনার প্রতিষ্ঠানে গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করেন। কোনো নজরদারি এড়াতে, আপনার ছুটির আগে সপ্তাহ ও দিনে আপনার টিম আপডেট করার জন্য অনুস্মারক সেট করুন, একটি মসৃণ রূপান্তর নিশ্চিত করতে এবং কোনো অপ্রত্যাশিত বিস্ময় রোধ করতে সহায়তা করে।

2 প্রতিনিধি কাজ এবং কাজ

নিশ্চিত করুন যে প্রতিটি বিবরণ সাবধানতার সাথে আচ্ছাদিত করা হয়েছে। যে কোনো পরিস্থিতি, বাধ্যবাধকতা, বা সম্ভাব্য সমস্যার উদ্ভব হতে পারে তার জন্য ব্যাপক প্রস্তুতি নিন। সহকর্মীদের বাছাই করার উদ্যোগ নিন, বিশেষ ভূমিকা গ্রহণের জন্য তাদের নির্দেশনা দিন, এবং আপনি যে কাজগুলি তাদের উপর অর্পণ করছেন সে সম্পর্কে তাদের ব্যাপক প্রশিক্ষণে সময় ব্যয় করুন। যদি কেউ আপনার ক্লায়েন্ট ইন্টারঅ্যাকশনের জন্য পদার্পণ করে, প্রতিটি ক্লায়েন্টের অনন্য প্রয়োজনীয়তা এবং প্রত্যাশা সম্পর্কে সমস্ত প্রয়োজনীয় তথ্য দিয়ে তাদের সজ্জিত করুন। অন্য একজন ব্যক্তি যদি অস্থায়ীভাবে আপনি নেতৃত্ব দিচ্ছেন এমন একটি প্রকল্প পরিচালনা করেন, তাদের অসামান্য উদ্দেশ্যগুলির একটি সম্পূর্ণ চেকলিস্ট প্রদান করুন।

অত্যাবশ্যকীয় ফাইলের অবস্থান, বিভিন্ন প্রকল্পের জন্য পরিচিতি এবং জরুরী পরিস্থিতি মোকাবেলার পদ্ধতির বিবরণ দিয়ে একটি বিস্তৃত নির্দেশিকা তৈরি করুন। লক্ষ্য হল ছুটির সময় আপনার প্রশান্তি ব্যাহত করে জরুরী প্রশ্নের বন্যা এড়ানো। একটি সতর্ক দৃষ্টিভঙ্গি অবলম্বন করা নিশ্চিত করে যে আপনার দায়িত্বগুলি নির্ভরযোগ্য হাতে রয়েছে, আপনাকে মানসিক শান্তি দেয়।

3 আগাম যোগাযোগ চ্যানেল প্রস্তুত করুন

আপনি যদি ছুটিতে থাকাকালীন ক্লায়েন্টদের সাথে যোগাযোগ বন্ধ করতে না পারেন, তবে নিশ্চিত করুন যে আপনি প্রয়োজনীয় চিঠি এবং নথি যেকোনো জায়গায় পেতে পারেন। এখন এমনকি একটি আছে আইফোন থেকে ফ্যাক্স: ফ্যাক্স অ্যাপ, যা একটি ফ্যাক্স মেশিন প্রতিস্থাপন করতে পারে. এই অনলাইন ফ্যাক্স একটি স্মার্টফোন থেকে অবাধে প্রক্রিয়াকরণ, গ্রহণ এবং পাঠানো যেতে পারে। আপনার যদি একটি ফ্যাক্স অ্যাপ এবং একটি আইফোন থাকে, তাহলে আপনার কাছে নথির সাথে কাজ করার জন্য প্রয়োজনীয় সবকিছুই রয়েছে৷ একইভাবে এই উদাহরণের মতো, আপনার ক্লায়েন্টদের সাথে অন্যান্য ধরনের যোগাযোগের সাথে একটি যোগাযোগ পরিকল্পনা বিবেচনা করা উচিত।

4 কাজের পরিকল্পনায় প্রত্যাবর্তন করুন

কিছু সময় ছুটির পরে অফিসে ফিরে আসা প্রায়শই দুঃসাধ্য মনে হতে পারে। অপঠিত ইমেল, ভয়েসমেল, মেমো, আপডেট, চ্যালেঞ্জ এবং জরুরী অনুসন্ধানের তুষারপাত দ্বারা আপনাকে অভ্যর্থনা জানানো হতে পারে।

আপনার কর্মপ্রবাহে আরও মসৃণভাবে ফিরে আসার জন্য, আপনার বিরতির পরে আপনার জন্য কী অপেক্ষা করছে তার জন্য কৌশল করা বুদ্ধিমানের কাজ। আপনার অনুপস্থিতির সময় গুরুত্বপূর্ণ ঘটনাগুলি সম্পর্কে ধরা পড়ার জন্য কয়েকটি দলের সদস্যদের সাথে একটি ডিব্রিফ সেশন সেট করার কথা বিবেচনা করুন। প্রথমে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ ইমেলগুলিতে ফোকাস করার জন্য আপনার ইনবক্স সংগঠিত করাকে অগ্রাধিকার দিন। আপনার দলের সাথে স্বচ্ছ এবং খোলামেলা যোগাযোগ বজায় রাখা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ, আপনি যে প্রকল্প বা দায়িত্ব থেকে দূরে ছিলেন সেগুলির উন্নয়ন এবং অগ্রগতিগুলি আপনাকে পুঙ্খানুপুঙ্খভাবে বুঝতে অনুমতি দেয়।

5 অফিসের বাইরে ভয়েসমেল সেট আপ করুন৷

নিশ্চিত করুন যে প্রতিটি বেস আচ্ছাদিত এবং সমস্ত ধারণাযোগ্য পরিস্থিতি, কাজ বা সংকটের জন্য পুঙ্খানুপুঙ্খভাবে প্রস্তুত। সহকর্মীদের সাথে জড়িত থাকুন, তাদের নির্দিষ্ট দায়িত্ব অর্পণ করুন এবং আপনি তাদের যে কার্যভার অর্পণ করছেন সে বিষয়ে ব্যাপক প্রশিক্ষণ প্রদান করুন। যদি কেউ আপনাকে ক্লায়েন্ট মিটিংয়ে প্রতিনিধিত্ব করে, তাহলে তাদের ক্লায়েন্টদের অনন্য প্রয়োজনীয়তা এবং পছন্দ সম্পর্কে বিস্তারিত ব্রিফিং দিন। অন্য কোনো সহকর্মী যদি আপনার অনুপস্থিতিতে একটি নির্দিষ্ট প্রকল্পের দায়িত্ব নেন, তাহলে তাদের সম্পূর্ণ করার জন্য প্রয়োজনীয় প্রতিটি কাজের বিবরণ দিয়ে একটি সম্পূর্ণ করণীয় তালিকা সরবরাহ করুন।

গুরুত্বপূর্ণ ফাইলের অবস্থান, বিভিন্ন প্রকল্পের যোগাযোগের পয়েন্ট এবং জরুরী পরিস্থিতি মোকাবেলার পদ্ধতির বিবরণ দিয়ে একটি বিস্তৃত নির্দেশিকা তৈরি করুন। লক্ষ্য হল জরুরী ইমেলের বন্যা এড়াতে যা আপনার সমুদ্র সৈকতের বিশ্রামে ব্যাঘাত ঘটায়। আপনার প্রস্থান করার আগে আপনার প্রকল্পগুলি দক্ষ হাতে রয়েছে তা নিশ্চিত করে সতর্কতার দিক থেকে ভুল করা বুদ্ধিমানের কাজ।

উপসংহার

আপনার অনুপলব্ধতা সম্পর্কে ক্লায়েন্টদের আগাম অবহিত করা একটি বিচক্ষণ অভ্যাস। আমি যখন ছুটিতে থাকি, উদাহরণস্বরূপ, আমার নিয়মিত ক্লায়েন্টরা ইতিমধ্যেই সচেতন যে তারা সেই সময়ের মধ্যে কোনো কোচিং সেশন নির্ধারণ করতে পারবে না। আমি প্রাপ্ত বার্তাগুলি স্বীকার করার জন্য একটি স্বয়ংক্রিয় ইমেল প্রতিক্রিয়া সেট আপ করেছি, আমি অফিসের বাইরে যাওয়ার তারিখগুলি উল্লেখ করে৷ যাদের জরুরী অনুসন্ধান আছে তাদের জন্য, প্রতিক্রিয়া একটি যোগাযোগ নম্বর অন্তর্ভুক্ত. এই নম্বরে পাঠানো বার্তাগুলি আমাকে টেক্সট করা হবে, এবং আমি 24 ঘন্টার মধ্যে প্রতিক্রিয়া জানাতে প্রতিশ্রুতিবদ্ধ।